Microsoft Flow. So war es zumindest bisher bekannt. Oder auch nicht? Hier kommt die Aufklärung, welche Sie sich wünschen denn glauben Sie mir, nach diesem Beitrag möchten Sie ohne Microsoft Power Automate nicht mehr arbeiten. Naja, sie müssen auch nicht mehr arbeiten, denn es ermöglicht Mitarbeitern Workflows und Aufgaben über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg ohne Hilfe von Entwicklern zu erstellen und zu automatisieren. Daher kommt auch der Name Flow (Workflow). Um einen Flow zu erstellen, gibt der Benutzer lediglich an, welche Aktion stattfinden soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Actio – Reactio.
Sobald ein Flow erstellt ist, kann er auf dem Desktop oder über eine App auf einem Mobilgerät verwaltet werden. Flow lässt sich in verschiedene Microsoft-Dienste und -Anwendungen integrieren, darunter Power BI, PowerApps, Dynamics 365 und Microsoft 365 (bisher Office 365).
Ja und was genau kann denn jetzt automatisiert werden?! Von einfachen Push-Benachrichtigungen und Content-Management bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen mit definierten Schritten. Das am häufigsten verwendete ist dann doch das Auslösen von Benachrichtigungen. Nehmen wir mal an, ein neuer Lead wird zu Microsoft Dynamics CRM hinzugefügt. Automatisch bekommen alle Vertriebsmitarbeiter eine E-Mail oder eine Textnachricht mit Details zum Lead zugesendet. Cool oder? War noch nicht alles. Wird eine Datei beispielsweise zu Dropbox oder OneDrive hinzugefügt, kann ein Workflow automatisch eine Kopie der Datei in SharePoint veröffentlichen.
Sie sind momentan im Bereich Social Media tätig und möchten hier ihre Data Analytics auf ein neues Level bringen? Microsoft Power Automate wird ebenfalls zum Sammeln von Daten verwendet. Wenn der Benutzer zum Beispiel sehen möchte, was die Leute über eine bestimmte Marke sagen, kann er einen Trigger erstellen, der neue Tweets erfasst, die die Marke erwähnen, und eine Kopie jedes Tweets in eine SQL-Datenbank für Sentiment Mining stellt.
Der Flowbot automatisiert innerhalb von Microsoft Teams Routineaufgaben. Mit Unterstützung des Flowbot können Mitarbeiter innerhalb von Chats in Microsoft Teams Prozesse auslösen. Hier ein Anwendungsbeispiel von Microsoft: Teammitglieder können einen Flow ausführen, der eine Textnachricht an einen Support-Techniker sendet, um ein Problem zu kennzeichnen oder ein Problem in einer Excel-Tabelle zu protokollieren.
Hauptmerkmale von Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate lässt sich nicht nur mit anderen Microsoft-Produkten integrieren. Es kann mit einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten über Konnektoren verwendet werden, einschließlich Salesforce, SQL Server, Twitter, Box, DocuSign, Slack, Skype und Google Drive. Ein Konnektor ist ein API-Proxy, der es diesen Diensten ermöglicht, sich mit Microsoft Power Automate sowie PowerApps und Azure Logic Apps zu verbinden.
Benutzer können die Vorteile einer umfangreichen Bibliothek von vorgefertigten Flows, auch als Vorlagen (Templates) bekannt, nutzen. Beispielvorlagen beinhalten die Möglichkeit:
- Speichern von E-Mail-Anhängen auf OneDrive;
- Senden einer E-Mail an beliebige Empfänger, wenn ein Power BI Alert ausgelöst wird;
- Jede Woche SharePoint-Listenelemente in eine CSV-Datei kopieren;
- Speichern von Tweets in einer SharePoint-Liste, die einen bestimmten Hashtag enthalten;
- Push-Benachrichtigung erhalten, wenn man eine E-Mail vom Chef erhält.
Wenn keine der Vorlagen zu dem Prozess passt, der automatisiert werden soll, können die Benutzer auch eigene Workflows erstellen. Microsoft Power Automate ist so konzipiert, dass nicht-technische Mitarbeiter Workflows ohne die Hilfe eines Entwicklers automatisieren können. Das Microsoft Power Automate Admin Center ermöglicht es einem Administrator, Benutzer, Berechtigungen und Rollen zu verwalten und sicherzustellen, dass von Mitarbeitern erstellte Abläufe den Richtlinien zur Vermeidung von Datenverlusten entsprechen.
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